Outlookで受信したメールを社内の他の人に共有する際、都度、手動で転送することは意外と多くあると思います。しかし、Outlookの自動転送機能を使用することで、特定のアドレスから送られてくるメールだけを社内の他の人に自動で共有することが可能となります。自動転送は大変便利な機能であるため、使いこなして日常業務の負担を減らしましょう。

※本記事ではOutlookのデスクトップアプリでの設定方法を案内します。

1．Outlookのデスクトップアプリを立ち上げて、今後転送したいアドレスから届いたメールを一通選択します。

「ホーム」より「移動」のカテゴリーにある「ルール」をクリックします。

2．「仕訳ルールの作成」をクリックします。

※任意のメールを選択し、右クリックでも同じ設定が行えます。

3．ポップアップが出てくるので、「詳細オプション」をクリックします。

4．仕訳の条件を任意で指定します。

「[差出人]が[xxx@xx.xx]の場合」にチェックします。

表示されている差出人のメールアドレスが転送したいものであることを確認してください

※画面下に指定した仕訳けルールの説明が表示されます。

5．「次へ」をクリックします。

6．メッセージに対する処理を任意で指定します。

「名前/パブリック グループ へ転送する」にチェックします。

※画面下に指定した仕訳けルールの説明に、指定したメッセージに対する処理が追加されます。

7．仕訳けルールの説明欄の「名前/パブリック グループ」をクリックします。

8．ポップアップが表示され、アドレス一覧が開きました。

左上の検索バーから転送先の検索が可能です。

※連絡先グループを選択することも可能です。

9．転送する連絡先をダブルクリック、又は選択した状態で「宛先」をクリックすることで転送先として指定することができます。

※表示がない場合、メールアドレスを入力する必要があります。

10．「OK」をクリックします。

11．仕分けルールの説明欄に相違がないか確認し「次へ」をクリックします。

12．例外条件があれば設定し、「次へ」をクリックします。

例外条件では、転送しない条件を設定すると、例外条件に当てはまるメールは転送しないようにできます。

例外条件がない場合は省略可能です。

13．任意の仕訳ルール名を入力し、「この仕訳ルールを有効にする」にチェックが入っていることを確認します。

※設定前に受信していたメールも転送する場合は「受信トレイ内のメッセージに仕訳ルールを適用する」にチェックします。

14．「完了」をクリックします。これで設定が完了しました。

15．過去のメールに先ほど作成されたルールが適用され、転送されていることが確認できます。

16．「送信済みアイテム」からも転送されていることが確認できます。

17．※転送メールを受信した側の画面です。

しっかりと転送されていることが確認できました。

検証内容とその結果

仕訳ルールで自動転送を設定した際の弊社での動作について確認できた内容を共有します。

検証環境：Microsoft 365 Business Premium・Outlookデスクトップアプリ

1．デスクトップアプリのOutlookを閉じている場合でも転送されるか

→数十秒～1分以内に転送されました。
※通信環境により異なる可能性があります。

2．PCシャットダウン中でも転送されるか

→同じく数十秒～1分以内に転送されました。
※通信環境により異なる可能性があります。

3．仕訳ルールの設定の際、「受信トレイ内のメッセージに仕訳ルールを適用する」にチェックをすると、設定前に受信していたメールは転送され、転送したメールには転送済みのマークが付き、送信ボックスに入った。その後に受信した対象メールは転送されるものの、転送されたマークもなく、送信ボックスに入らない。
時間が経てば変化があるのか？

→時間が経ってもマークはつかず、送信ボックスに入りませんでした。

 ※弊社では、転送されたメールに表示される「転送マーク」について、ルールが適応された過去のメールにのみ表示されるという検証結果が確認されています。