Teamsでのやり取りの内容を、Excelに自動的に残すことで業務の効率化を図れたり、チャットの見落とし防止になります。
ここではPowerAutomateを使用してTeamsの投稿で発信している内容をExcelに落とす方法をご紹介します。
1.Excelを立ち上げてExcelファイルを自分のPC上で新規作成します。セルのA1:C1までを選択して、「テーブルとして書式設定」から好みのデザインを選択してください。
2.「テーブルの作成」が表示されるので「OK」をクリックしてください。
3.テーブルが作成されるので、それぞれのヘッダーの名前を変更します。
ここではＡ列に「件名」、Ｂ列に「連絡内容」、C列に「投稿日時」とします。
また、テーブル名も「保守サポート連絡内容」に変更します。
4.名前を付けて保存したら、Teamsの一般チャネルのファイルを選択し、作成したExcelファイルをアップロードしてください。
5.PowerAutomateを開いて「作成」から「自動化したクラウドフロー」をクリックしてください。
6.フロー名に「保守サポート連絡内容」と入力し、トリガーの検索画面で「teams」と入力して「チャネルに新しいメッセージが追加されたとき」をクリックして「作成」をクリックしてください。
7.チーム名とチャネルを各プルダウンから選択します。「新しいステップ」をクリックしてください。
8.検索欄に「html」と入力し、「htmlからテキスト(プレビュー)」をクリックしてください。
9.コンテンツの空白部分をクリックすると、右下にプルダウンが表示されるので「メッセージ本文コンテンツ」を選択し、「新しいステップ」をクリックしてください。
10.検索欄に「タイム」と入力し、「タイムゾーンの変換」をクリックしてください。
11.下記4つの入力項目が表示されます。
「基準時間」「変換元のタイムゾーン」「変換先のタイムゾーン」「書式設定文字列」
11-1.「基準時間」のプルダウンから「メッセージ本文createdDateTime」を選択します。
11-2.「変換元のタイムゾーン」のプルダウンから「(UTC協定世界時)」を選択します。
11-3.「変換先のタイムゾーン」のプルダウンから「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択します。
11-4.「書式設定文字列」のプルダウンから「一般の日時パターン(短い形式の時刻)-2009/6/15午後1:45[g]」を選択します。
※任意の書式設定を選択します。
11-5.入力を終えたら、「新しいステップ」をクリックしてください。
12.検索欄に「excel」と入力し、「表に行を追加」をクリックしてください。
13.場所、ドキュメントライブ、ファイル、テーブルをそれぞれ選択します。
Excelで作成したテーブルの件名、連絡内容、投稿日時には、Teamsの投稿内容で保存したい内容を選択していきます。
13-1.「件名」のプルダウンから (チャネルに新しいメッセージが追加されたとき)より「メッセージ件名」を選択します。
13-2.「投稿内容」のプルダウンから (htmlからテキスト)より「プレーンテキストコンテンツ」を選択します。
13-3.「投稿日時」のプルダウンから (タイムゾーンの変換)より「変換後の時間」を選択します。
13-4.入力を終えたら「保存」をクリックし、「テスト」をクリックします。
14.「手動」を選択して「テスト」をクリックしてください。
15.実際にTeamsで投稿を行ってみます。
16.通常通り、受信側に投稿が表示されます。
17.テストを行うことにより、フローが正常に実行されていることを確認します。
18.先ほどアップロードしたExcelのファイルを開いて、実際に出力されているか確認してください。
19.以下のように、「件名」欄に「PAテスト」、「連絡内容」欄に「PowerAutomateのテストです。」、「投稿日時」欄に「2024/1/11 11:24:00」と、Teamの投稿がExcelに自動転記されました。
備考
「接続が無効です。完全な詳細を読み込むために接続を更新してください」というエラーが出た場合の対処法
1.「Change connection」をクリックします。
2.「サインイン」をクリックします。
3.「（アカウント名）に接続しました。」と表示が出ました。
本稿のPowerAutomateと表示形式が異なる場合の対処方法
1.「新しいデザイナー」をクリックします。
2.「フローを保存してから切り替える」という表示に対し「保存せずに切り替える」をクリックし、「このページから移動しますか？」の表示に対し「OK」をクリックします。
3.本稿と同じ表示形式になりました。
その他お困りごとも動画で解説！
