申込フォームでPowerAutomateを利用し自動応答する方法

2022.04.14

申込フォームが送信された後、自動で申込者に応答メールが配信され、自動で社内にもメールが配信されるようにする方法をPowerAutomateを使用して作成する方法をご紹介します。

<Forms>
フォームを作成します。詳しい作成方法は下記URLにも載せています。
https://yjk365.jp/config/createanapplicationform/

1.Formsのグループのフォームより「新しいグループフォーム」をクリックします。

2.以下のようにフォームを作成します。
タイトル:「トライアルライセンス申し込み」
説明:「トライアルライセンスの発行をご希望のお客様はこちらのフォームよりお申し込みください。」

1.会社名
2.名前
3.メールアドレス
4.電話番号
5.ご要望等

3.右端の「…」をクリックして「設定」をクリックします。

4.「このフォームに入力できるユーザー」では「すべてのユーザーが回答可能」にチェックを入れてください。「回答のオプション」では「お礼のメッセージをカスタマイズ」にチェックを入れて、文章を入力してください。

<PowerAutomate>
5.PowerAutomateへ移り「作成」を開いて、「自動化したクラウドフロー」をクリックしてください。

6.フロー名を入力します。ここでは「トライアルライセンス申し込み自動応答」とします。「新しい応答が送信されるとき」を選択して「作成」をクリックしてください。

7.フォームIDの「カスタム値の入力」をクリックします。

8.Formsの先程作成したフォームの画面に移って、「FormID=」以降のIDをコピーします。

9.コピーしたIDを張り付けて「新しいステップ」をクリックします。

10.「Forms」と入力して「応答の詳細を取得する」をクリックします。

11.「フォームID」に同じIDを張り付けて、「応答ID」に動的なコンテンツから「応答ID」を選択します。
「新しいステップ」をクリックしてください。

12.「メール」と入力して「共有メールボックスからメールを送信する」を選択します。

13.申込者に自動配信されるメールの形式を作成します。
「元のメールボックスのアドレス」に送信元となるアドレスを入力してください。宛先のアドレスには、「+」をクリックして「アクションの追加」をクリックしてください。

14.「変数」と入力して「変数を初期化する」をクリックしてください。

15.わかりやすくする場合は、名前を変更します。「…」をクリックして「名前の変更」をクリックし、ここでは「申込者メールアドレス」と入力します。

16.以下を入力します。
名前:「申込者メールアドレス」
種類:「文字列」
値:動的なコンテンツから「メールアドレス」を選択

17.「共有メールボックスからメールを送信する」に戻って、「宛先」に動的なコンテンツから先程作成した「申込者メールアドレス」を選択します。

18.件名と本文内容を入力してください。

19.「+」をクリックして「並列分岐の追加」をクリックしてください。

20.「メール」と入力して「共有メールボックスからメールを送信する」を選択してください。

21.社内に自動配信されるメールの形式を作成します。
以下を入力します。

元のメールボックスのアドレス: 送信元のアドレスを入力
宛先: 送信先のアドレスを入力
件名: 件名を入力
本文: 本文を入力

22.「保存」をして「テスト」をクリックします。

23.「手動」を選択して「テスト」をクリックしてください。

<Forms>
24.Formsに移ってフォームを入力して「送信」をクリックします。

25.このように、4で作成した応答メッセージが反映されています。

26.申込者へ自動でメールが送信されました。

27.社内の指定したアドレスへも自動でメールが送信されました。