こんにちは！竹内です。
メールボックスの容量が少なくなると、メールの送受信ができなくなり、業務に支障をきたすことがあります。
容量削減の手段として「アーカイブへの移動」がありますが、以下のようなニーズが発生することもあるかと思います。
・業務で頻繁に使うフォルダーは、すぐにアクセスできるように残しておきたい
・まずは不要なフォルダーからアーカイブしたい
そこで本ブログでは、Exchange Onlineのオンラインアーカイブ機能とMicrosoft Purviewのアイテム保持ポリシー機能により、特定のフォルダーだけをアーカイブに移動する方法をご紹介します。
ぜひご参考ください！
□設定前
□設定後
目次
手順1 オンラインアーカイブを有効にする手順(管理者)
1．Microsoft 365 管理センターより「Exchange」をクリックします。
２．設定を適用するメールボックスをクリックします。
３．「その他」を選択し、「メールボックス アーカイブの管理」をクリックします。
４． メールボックス アーカイブのステータスのトグルボタンを「有効」にして、「保存」をクリックします。
5． Outlookに設定が反映されると、オンラインアーカイブのメールボックスが表示されるようになります。
・オンラインアーカイブ機能を有効にするとどうなる？
Exchange Online で オンラインアーカイブを有効にすると、2年経過したメールが自動的にアーカイブに移動されます。
この「2年」という期間は既定値ですが、必要に応じて、好きな日数や動作（削除・アーカイブなど）を設定した「保持タグ」を作ることで、フォルダーごとやメールボックス全体に細かくルールを決めることができます。
ちなみに、 Microsoftがあらかじめいくつかの保持タグを用意してくれているので、まずはそれらを使ってみるのもおすすめです。（以下参照）
出展：既定の保持タグの一覧
なお、特定のフォルダーに保持ポリシーを設定していない場合、そのフォルダーは親フォルダーのポリシーを引き継ぎます。
一番上の階層にあるフォルダーは親フォルダが存在しないため、受信トレイには既定（デフォルト）の保持ポリシーが自動的に適用されます。
そのため、初期状態では親フォルダ、子フォルダは既定の2年で移動される設定が適用されています。
受信トレイの既定のアイテム保持ポリシー – Microsoft Q&A
手順2 アイテム保持ポリシーの作成手順 (管理者)
1．Microsoft 365 管理センターより「Microsoft Purview」をクリックします。
２．「すべてのソリューションを表示する」をクリックします。
３．「データライフサイクル管理 」を選択します。
４． Exchange（従来型）のプルダウンから「 MRMアイテム保持ポリシー」をクリックします。
５．「タグの新規作成」をクリックします。
６．以下の項目を入力し「次へ」をクリックします。
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名前：任意
説明：任意
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７．「タグの適用方法を定義する」の項目で「ユーザーによってアイテムとフォルダーに（個人）」を選択し「次へ」をクリックします。
８．以下を設定します。
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保持期間：メールがオンラインアーカイブフォルダへ移動されるまでの日数を指定します。
※今回はテストのため1日で設定します。
保持処理：「アイテムをアーカイブに移動」を選択します。
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９．「次へ」をクリックします。
１０．内容を確認し「送信」をクリックします。
１１．「完了」をクリックします。
手順3 Outlookアプリでの設定手順 (ユーザー)
1．受信トレイのサブフォルダとして「保持タグtest」を作成し、テスト用のメールを入れておきます。
２．画面右上の「歯車マーク」をクリックします。
３．「メール」をクリックし「アイテム保持ポリシー」をクリックします。
４．「＋新しいポリシーを追加」をクリックします。
５．先ほど作成した保持タグが追加されています。 チェックボックスにチェックを入れ「保存」をクリックします。
６．アイテム保持ポリシーの画面に表示されました。
７．対象のフォルダの3点リーダーをクリックします。
８．「ポリシーの割り当て」から先ほど追加したアーカイブポリシーを選択します。
手順4 設定結果
1．想定通り、オンラインアーカイブフォルダに移動されました。
※午前中に設定→次の日の午後に移動されていることを確認しました。
デバイスに設定が適用されるまでのタイムラ グが発生する可能性がありますのでご注意ください。
その他お困りごとも動画で解説！
