メールの添付ファイルをSharePointに自動保存する方法 の応用編です。
フォルダーを月ごとに自動保存できる方法や、複数の会社から同じ添付ファイル名でメールが届いた際、上書き保存されないようにナンバリングする方法を説明します。
<手順1の流れ>
・月ごとにフォルダーが自動保存されることにより、検索がより簡単になります。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/手順1-1024x393.png)
<手順2の流れ>
・同じ添付ファイル名でメールが届いた場合、自動的にナンバリングを実行し、ファイルの上書きの回避が可能になります。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/手順2-1024x368.png)
手順1 月ごとにフォルダーを作成する方法
1.「Power Automate」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/1.PA_-1024x601.jpg)
2.「作成」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2.作成-1-1024x530.jpg)
3.「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/3.フロー-1-1024x549.jpg)
4.フロー名に、任意の名前を入力します。ここでは、「【応用編】メール添付ファイルを保存」と設定します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/4.フロー名-1-1024x660.jpg)
5.フローのトリガーを選択してください、に「メール」と入力し、「新しいメールが届いたとき(V3)」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/5.メール-1-1024x662.jpg)
6.「作成」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/6.作成-1-1024x661.jpg)
7.エラーが出た場合は、エラー文をクリックした後「Change connection」をクリックします。エラーが表示されない方は、そのまま手順9に進んでください。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/7.接続エラー-1-1024x557.jpg)
8.接続を確認し、アカウントを選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/8.アカウント接続-1-1024x560.jpg)
9.画面右上にある、「新しいデザイナー」のトグルボタンをクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/9.新しいデザイナー-1-1024x672.jpg)
10.「保存せずに切り替える」をクリックし、「OK」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/10.ポップアップ-1-1024x643.jpg)
11.「フォルダーマーク」をクリックし、自動保存を行うフォルダーを選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/11.フォルダー-1-1024x580.jpg)
12.「詳細オプションを表示する」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/12.詳細オプション-1-1024x581.jpg)
13.「添付ファイルを含める」のプルダウンから「はい」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/13.はい-1-1024x584.jpg)
14.「新しいステップ」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/14.新しいステップ-1-1024x580.jpg)
15.「時刻」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/15.時刻-1024x579.jpg)
16.「現在の時刻」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/16.現在の時刻-1024x580.jpg)
17.「新しいステップ」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/17.新しいステップ-1024x576.jpg)
18.「タイム」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/18.タイム-1024x580.jpg)
19.「タイムゾーンの変換」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/19.タイムゾーンの変換-1024x581.jpg)
20.「基準時間」の入力枠をクリックすると、右下に選択項目が出てきます。
※入力枠、右下の青字「動的なコンテンツの追加」の+マークからも表示可能です。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/20.基準時間-1024x571.jpg)
21.選択項目の中から「現在の時刻」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/21.現在の時刻-1024x571.jpg)
22.「変換元のタイムゾーン」のプルダウンから、「(UTC)協定世界時」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/22.協定世界時-1024x580.jpg)
23.「変換先のタイムゾーン」のプルダウンから、「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/23.変換先-1024x581.jpg)
24.「書式設定文字列」のプルダウンから、「カスタム値の入力」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/24.カスタム値設定-1024x583.jpg)
25.「書式設定文字列」に「yyMM」と入力します。
※ここで入力した内容が、フォルダー名に反映されます。
※フォルダー名の表示を「202401」としたい場合は、「yyyyMM」と入力してください。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/25.yyMM_-1024x570.jpg)
26.枠内、右上にある「メニューボタン」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/26.メニューボタン-1024x581.jpg)
27.「クリップボードにコピー(プレビュー)」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/27.コピー-1024x582.jpg)
28.「新しいステップ」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/28.新しいステップ-1-1024x580.jpg)
29.「自分のクリップボード」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/29.クリップボード-1024x581.jpg)
30.コピーしたアクションが表示されるので、クリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/30.ブロック選択-1024x579.jpg)
31.「タイムゾーンの変換2」をクリックします。
※上手くコピーされない場合は、手順17から繰り返します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/31.タイムゾーンの変換2-1024x581.jpg)
32.「書式設定文字列」に「yyMMdd」と入力します。
※ここで入力した内容が、ファイル名に反映されます。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/32.yyMMdd-1024x569.jpg)
33.「新しいステップ」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/33.新しいステップ-1024x578.jpg)
34.「メール」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/34.メール-1024x580.jpg)
35.「添付ファイルの取得(V2)」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/35.添付ファイルの取得-1024x579.jpg)
36.「メッセージ ID」の入力枠をクリックし、「メッセージ ID」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/36.メッセージID-1024x569.jpg)
37.「添付ファイル ID」の入力枠をクリックし、「添付ファイル 添付ファイル ID」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/37.添付ファイルID-1024x572.jpg)
38.自動的に「Apply to each」が作成されます。
※受信したメールの添付ファイルに応じて、添付ファイルの個数分だけ処理を繰り返す仕組みです。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/38.Apply-to-each-1-1024x582.jpg)
39.「アクションの追加」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/39.アクションの追加-1024x580.jpg)
40.「SharePoint」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/40.SharePoint-1024x581.jpg)
41.「ファイルの作成」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/41.ファイルの作成-1024x580.jpg)
42.「サイトのアドレス」のプルダウンから、フォルダーを作成する場所のサイトアドレスを選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/42.サイトのアドレス-1024x580.jpg)
43.「フォルダーのパス」のフォルダーマークから、フォルダーを作成する場所を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/43.フォルダーのパス-1024x581.jpg)
44.枠内をクリックし、手順25で最初に作成した「変換後の時間」を選択します。
※フォルダー名は、それぞれ「/」で区切ります。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/44.変換後の時間-1024x570.jpg)
45.「ファイル名」の入力枠をクリックし、タイムゾーンの変換2で作成した「変換後の時間」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/45.変換後の時間2-1024x571.jpg)
46.「ファイル名」の入力枠に、「名前」を選択します。
※ファイル名を見やすくするために、ここでは選択した項目の間に「_」を使用しています。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/45-1.名前-1024x568.jpg)
47.「ファイルコンテンツ」の入力枠をクリックし、「コンテンツのバイト数」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/46.コンテンツのバイト数-1024x568.jpg)
48.「保存」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/47.保存-1024x580.jpg)
49.保存されたのを確認し、「←」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/48.←-1024x580.jpg)
50.フローが保存されました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/49.完了-1024x584.jpg)
51.実際にテストを行います。
52.手順11で選んだフォルダー(自動保存を行うフォルダー)宛にメールを送信します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/50.テストメール送信-1024x549.jpg)
53.メールが届きました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/51.テストメール受信-1024x467.jpg)
54.Power Automateに戻り、反映されたことを確認します。
55.保存画面下、「フロー実行の更新」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/52.更新-1024x499.jpg)
56.テストの結果が反映されました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/53.成功-1024x584.jpg)
57.SharePointに自動保存されたことを確認できました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/54.フォルダー-1024x501.jpg)
58.フォルダーを開いて、ファイルが保存されていることを確認できます。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/55.ファイル-1024x471.jpg)
手順2 ファイルをナンバリングする方法
1.手順1-1~手順1-47を行っていない場合は、作成してください。
2.「+マーク」をクリックし、「アクションの追加」をクリックします。
※+マークは、タイムゾーンの変換2の下にある↓に合わせると出てきます。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-1.新しいステップを挿入-1024x578.jpg)
3.「変数」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-2.変数-1-1024x579.jpg)
4.「変数を初期化する」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-3.変数の初期化-1024x581.jpg)
5.「名前」に「ファイル数のカウント」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-4.ファイル数のカウント-1-1024x582.jpg)
6.「種類」のプルダウンから、「整数」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-5.整数-1024x580.jpg)
7.「値」に「1」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-6.1-1024x570.jpg)
8.「Apply to each」を開き、「ファイルの作成」をクリックして設定を続けます。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-7.ファイルの作成-1024x582.jpg)
9.「ファイル名」の入力枠をクリックし、「ファイル数のカウント」を追加で選択します。
※ファイル名を見やすくするために、ここでは選択した項目の間に「_」を使用しています。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-8.ファイル数のカウント-1024x571.jpg)
10.「アクションの追加」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-9.アクションの追加-1024x580.jpg)
11.「変数」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-10.変数-1024x580.jpg)
12.「変数の値を増やす」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-11.変数の値を増やす-1024x578.jpg)
13.「名前」のプルダウンから、「ファイル数のカウント」を選択します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-12.ファイル数のカウント-1024x577.jpg)
14.「値」に「1」と入力します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-13.1-1024x573.jpg)
15.「保存」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-14.保存-1024x578.jpg)
16.保存されたのを確認し、「←」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-15.←-1024x578.jpg)
17.フローが保存されました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-16.完了-2-1024x581.jpg)
18.実際にテストを行います。
19.手順1-11で選んだフォルダー(自動保存を行うフォルダー)宛にメールを送信します。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-17.テストメール送信-1024x577.jpg)
20.メールが届きました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-18.テストメール受信-1024x465.jpg)
21.Power Automateに戻り、反映されたことを確認します。
22.保存画面下、「フロー実行の更新」をクリックします。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-19.更新-1024x500.jpg)
23.テストの結果が反映されました。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-20.成功-1024x581.jpg)
24.SharePointに移動し、作成したフォルダーを開きます。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-21.フォルダー-1024x459.jpg)
25.ナンバリングされたファイルが、保存されていることを確認できます。
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/2-22.ファイル-1024x483.jpg)
その他お困りごとも動画で解説!
![](https://yjk365.jp/wp-content/uploads/2024/01/サムネイル変更4-218.jpg)