メールの添付ファイルをSharePointに自動保存する方法 の応用編です。
フォルダーを月ごとに自動保存できる方法や、複数の会社から同じ添付ファイル名でメールが届いた際、上書き保存されないようにナンバリングする方法を説明します。
＜手順1の流れ＞
・月ごとにフォルダーが自動保存されることにより、検索がより簡単になります。
＜手順2の流れ＞
・同じ添付ファイル名でメールが届いた場合、自動的にナンバリングを実行し、ファイルの上書きの回避が可能になります。
手順1 月ごとにフォルダーを作成する方法
1．「Power Automate」をクリックします。
2．「作成」をクリックします。
3．「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
4．フロー名に、任意の名前を入力します。ここでは、「【応用編】メール添付ファイルを保存」と設定します。
5．フローのトリガーを選択してください、に「メール」と入力し、「新しいメールが届いたとき(V3)」をクリックします。
6．「作成」をクリックします。
7．エラーが出た場合は、エラー文をクリックした後「Change connection」をクリックします。エラーが表示されない方は、そのまま手順9に進んでください。
8．接続を確認し、アカウントを選択します。
9．画面右上にある、「新しいデザイナー」のトグルボタンをクリックします。
10．「保存せずに切り替える」をクリックし、「OK」をクリックします。
11．「フォルダーマーク」をクリックし、自動保存を行うフォルダーを選択します。
12．「詳細オプションを表示する」をクリックします。
13．「添付ファイルを含める」のプルダウンから「はい」を選択します。
14．「新しいステップ」をクリックします。
15．「時刻」と入力します。
16．「現在の時刻」をクリックします。
17．「新しいステップ」をクリックします。
18．「タイム」と入力します。
19．「タイムゾーンの変換」をクリックします。
20．「基準時間」の入力枠をクリックすると、右下に選択項目が出てきます。
※入力枠、右下の青字「動的なコンテンツの追加」の+マークからも表示可能です。
21．選択項目の中から「現在の時刻」をクリックします。
22．「変換元のタイムゾーン」のプルダウンから、「(UTC)協定世界時」を選択します。
23．「変換先のタイムゾーン」のプルダウンから、「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択します。
24．「書式設定文字列」のプルダウンから、「カスタム値の入力」を選択します。
25．「書式設定文字列」に「yyMM」と入力します。
※ここで入力した内容が、フォルダー名に反映されます。
※フォルダー名の表示を「202401」としたい場合は、「yyyyMM」と入力してください。
26．枠内、右上にある「メニューボタン」をクリックします。
27．「クリップボードにコピー(プレビュー)」をクリックします。
28．「新しいステップ」をクリックします。
29．「自分のクリップボード」をクリックします。
30．コピーしたアクションが表示されるので、クリックします。
31．「タイムゾーンの変換２」をクリックします。
※上手くコピーされない場合は、手順17から繰り返します。
32．「書式設定文字列」に「yyMMdd」と入力します。
※ここで入力した内容が、ファイル名に反映されます。
33．「新しいステップ」をクリックします。
34．「メール」と入力します。
35．「添付ファイルの取得(V2)」をクリックします。
36．「メッセージ ID」の入力枠をクリックし、「メッセージ ID」を選択します。
37．「添付ファイル ID」の入力枠をクリックし、「添付ファイル 添付ファイル ID」を選択します。
38．自動的に「Apply to each」が作成されます。
※受信したメールの添付ファイルに応じて、添付ファイルの個数分だけ処理を繰り返す仕組みです。
39．「アクションの追加」をクリックします。
40．「SharePoint」と入力します。
41．「ファイルの作成」をクリックします。
42．「サイトのアドレス」のプルダウンから、フォルダーを作成する場所のサイトアドレスを選択します。
43．「フォルダーのパス」のフォルダーマークから、フォルダーを作成する場所を選択します。
44．枠内をクリックし、手順25で最初に作成した「変換後の時間」を選択します。
※フォルダー名は、それぞれ「/」で区切ります。
45．「ファイル名」の入力枠をクリックし、タイムゾーンの変換２で作成した「変換後の時間」を選択します。
46．「ファイル名」の入力枠に、「名前」を選択します。
※ファイル名を見やすくするために、ここでは選択した項目の間に「_」を使用しています。
47．「ファイルコンテンツ」の入力枠をクリックし、「コンテンツのバイト数」を選択します。
48．「保存」をクリックします。
49．保存されたのを確認し、「←」をクリックします。
50．フローが保存されました。
51．実際にテストを行います。
52．手順11で選んだフォルダー(自動保存を行うフォルダー)宛にメールを送信します。
53．メールが届きました。
54．Power Automateに戻り、反映されたことを確認します。
55．保存画面下、「フロー実行の更新」をクリックします。
56．テストの結果が反映されました。
57．SharePointに自動保存されたことを確認できました。
58．フォルダーを開いて、ファイルが保存されていることを確認できます。
手順2 ファイルをナンバリングする方法
1．手順1-1～手順1-47を行っていない場合は、作成してください。
2．「+マーク」をクリックし、「アクションの追加」をクリックします。
※+マークは、タイムゾーンの変換２の下にある↓に合わせると出てきます。
3．「変数」と入力します。
4．「変数を初期化する」をクリックします。
5．「名前」に「ファイル数のカウント」と入力します。
6．「種類」のプルダウンから、「整数」を選択します。
7．「値」に「1」と入力します。
8．「Apply to each」を開き、「ファイルの作成」をクリックして設定を続けます。
9．「ファイル名」の入力枠をクリックし、「ファイル数のカウント」を追加で選択します。
※ファイル名を見やすくするために、ここでは選択した項目の間に「_」を使用しています。
10．「アクションの追加」をクリックします。
11．「変数」と入力します。
12．「変数の値を増やす」をクリックします。
13．「名前」のプルダウンから、「ファイル数のカウント」を選択します。
14．「値」に「1」と入力します。
15．「保存」をクリックします。
16．保存されたのを確認し、「←」をクリックします。
17．フローが保存されました。
18．実際にテストを行います。
19．手順1-11で選んだフォルダー(自動保存を行うフォルダー)宛にメールを送信します。
20．メールが届きました。
21．Power Automateに戻り、反映されたことを確認します。
22．保存画面下、「フロー実行の更新」をクリックします。
23．テストの結果が反映されました。
24．SharePointに移動し、作成したフォルダーを開きます。
25．ナンバリングされたファイルが、保存されていることを確認できます。
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