SharePointとPowerAutomateを使って、Outlookに届いたメールの添付ファイルを自動的に保存する方法を紹介します。
＜手順の流れ＞
・指定したフォルダーに届く添付ファイルが、SharePointに自動保存されることにより、手動で SharePointの共有フォルダーに移動する作業が省けます。
【応用編はこちらをご参照ください】
・月ごとにフォルダーを作成する方法
・ファイルをナンバリングする方法
手順1 Power Automateでフローを作成
1．「Power Automate」をクリックします。
2．「作成」をクリックします。
3．「自動化したクラウドフロー」をクリックします。
4．フロー名に、任意の名前を入力します。ここでは、「メール添付ファイルを保存」と設定します。
5．フローのトリガーを選択してください、に「メール」と入力し、「新しいメールが届いたとき(V3)」をクリックします。
6．「作成」をクリックします。
7．エラーが出た場合は、エラー文をクリックした後「Change connection」をクリックします。エラーが表示されない方は、そのまま手順9に進んでください。
8．接続を確認し、アカウントを選択します。
9．画面右上にある、「新しいデザイナー」のトグルボタンをクリックします。
10．「保存せずに切り替える」をクリックし、「OK」をクリックします。
11．「フォルダーマーク」をクリックし、自動保存を行うフォルダーを選択します。
12．「詳細オプションを表示する」をクリックします。
13．「添付ファイルを含める」のプルダウンから「はい」を選択します。
14．「新しいステップ」をクリックします。
15．「フォルダー」と入力します。
16．「新しいフォルダーの作成」をクリックします。
17．「サイトのアドレス」のプルダウンから、フォルダーを作成する場所のサイトアドレスを選択します。
18．「一覧またはライブラリ」のプルダウンから、フォルダーの作成する場所を選択します。
19．「フォルダーのパス」の入力枠をクリックすると、右下に選択項目が出てきます。
※入力枠、右下の青字「動的なコンテンツの追加」の+マークからも表示可能です。
20．選択項目の中から「差出人」をクリックします。
※ここで選択した内容が、フォルダー名に反映されます。
21．「新しいステップ」をクリックします。
22．「変数」と入力します。
23．「変数を初期化する」をクリックします。
24．「名前」に任意の名前を入力します。
※ここでは、日本時間取得とします。
25．「種類」のプルダウンから、「文字列」を選択します。
26．「値」の入力枠をクリックし、「式」をクリックします。
27．式に「convertTimeZone(utcNow(),’UTC’,’Tokyo Standard Time’)」と入力し、「OK」をクリックします。
convertTimeZone(utcNow(),'UTC','Tokyo Standard Time')
28．「新しいステップ」をクリックします。
29．「変数」と入力します。
30．「変数の設定」をクリックします。
31．「名前」のプルダウンから、手順24で設定した任意の名前を選択します。
32．「値」の入力枠をクリックし、「式」をクリックします。
33．式に「formatDateTime(outputs(‘新しいフォルダーの作成’)?[‘body/Created’],’yyMMdd’)」と入力し、「OK」をクリックします。
formatDateTime(outputs('新しいフォルダーの作成')?['body/Created'],'yyMMdd')
34．「新しいステップ」をクリックします。
35．「ファイル」と入力します。
36．「ファイルの作成」をクリックします。
37．「サイトのアドレス」のプルダウンから、ファイルを作成する場所のサイトアドレスを選択します。
38．「フォルダーのパス」の入力枠をクリックし、「完全パス」を選択します。
39．「ファイル名」の入力枠をクリックし、「添付ファイル 名前」を選択します。
40．自動的に「Apply to each」が作成されます。
※受信したメールの添付ファイルに応じて、添付ファイルの個数分だけ処理を繰り返す仕組みです。
41．「ファイルの作成」をクリックし、設定を続けます。
42．「ファイル名」の入力枠をクリックし、「日本時間取得」を選択します。
43．「ファイル名」の入力枠に、「添付ファイル 名前」を選択します。
※ファイル名を見やすくするために、ここでは選択した項目の間に「_」を使用しています。
44．「ファイル コンテンツ」の入力枠をクリックし、「添付ファイル コンテンツ」を選択します。
45．「保存」をクリックします。
46．保存されたのを確認し、「←」をクリックします。
47．フローが保存されました。
手順2 テストを実施し反映を確認
1．実際にテストを行います。
2．手順1-11で選んだフォルダー(自動保存を行うフォルダー)宛にメールを送信します。
3．メールが届きました。
4．Power Automateに戻り、反映されたことを確認します。
5．保存画面下、「フロー実行の更新」をクリックします。
6．テストの結果が反映されました。
7．SharePointに自動保存されたことを確認できました。
8．フォルダーを開いて、ファイルが保存されていることを確認できます。
こちらで、PowerAutomateを使ってメールの添付ファイルをSharePointに自動的に保存する方法は以上です。
【応用編はこちらをご参照ください】
・月ごとにフォルダーを作成する方法
・ファイルをナンバリングする方法
その他お困りごとも動画で解説！
