Teamsでテンプレートを使用した承認依頼をする方法

2022.03.21

社内向けのような、なるべく会議無しで進めたい承認の依頼する際に使用できる機能です。この機能を利用することで、レビューポイントや大事なポイントをテンプレート化して、依頼者は必要な意見を簡単に集められ、承認者も的を得たレビューすることができて、品質の向上に繋がります。またログが残ることで資料の管理にも繋がります。

1.左端の「…」をクリックして、「承認」をクリックしてください。

2.「+新しい承認要求」をクリックして「テンプレート」をクリックし、「テンプレートの作成に移動する」をクリックしてください。

3.チームを選択して、「新しいテンプレート」をクリックしてください。

4.「+最初から作成」をクリックしてください。

5.チームを選択して「完了」をクリックしてください。

6.テンプレート名を入力して、カテゴリのプルダウンから当てはまるものを選択してください。必要に応じて説明も入力します。
「次へ」をクリックしてください。

7.「+新規追加」をクリックしてください。

8.「選択肢」をクリックします。

9.質問の内容と選択肢の答えを入力してください。オプションを追加することや、複数回答可か否か、また必須か否かを選択することができます。
「+新規追加」をクリックしてください。

10.「テキスト」をクリックします。

11.質問やコメントを入力できる欄を作成できます。ここでは長い回答でも入るようにするかと必須か否かを選択できます。「+新規追加」をクリックしてください。

12.「日付」をクリックします。

13.ここでは「資料を閲覧した日」を選択できるようにしています。ここでも必須か否かを選択できます。
必要な項目の入力ができたら「次へ」をクリックしてください。

14.ワークフロー設定をします。添付ファイルが必須か否か、承認者を指定するか依頼人に入力させるか、また返信内容を設定できます。ここでは承認者を依頼人に入力させる状態にして、「返信を設定する」をオンにして返信内容を「承認」とします。
「プレビュー」をクリックしてください。

15.内容を確認して「公開」をクリックしてください。
これでテンプレートが完成しました。

16.依頼者は「承認」ページで「+新しい承認要求」をクリックします。

17.「テンプレート」をクリックして作成されているテンプレートをクリックします。

18.各項目を入力して「送信」をクリックしてください。

19.承認者には数分経つと通知が表示されます。

20.依頼者のテンプレート項目入力内容がこのように表示されます。必要に応じてコメントを入力し、先程設定した「承認」をクリックして回答します。

21.最終状態がこのように確認できます。