退職者の対処法　 

2024.06.13

退職者が出た際に、Microsoft365管理センター上で行うべき対処があります。 
退職者側では、退職者がMicrodsoft365にログインできなくなるようにしたり、ライセンスを取り外す必要があります。新入社員側ではアカウントを作成してライセンスを取り付けたり、多要素認証を有効化する必要があります。また、業務の引き継ぎをスムーズにする為に、共有メールアカウントを作成することも便利です。 
今回は退職者のアカウント管理と新入社員のアカウント作成方法をご紹介します。

手順1　パスワードのリセット 

退職者が退職後にMicrosoft365のサービスへアクセスできないように設定をします。 

1．Microsoft365管理センターより「アクティブなユーザー」をクリックします。 

2．退職するユーザーを選択します。

3．「パスワードのリセット」をクリックします。

4．「パスワードを自動作成する」にチェックが入っていることを確認して、 「パスワードのリセット」をクリックします。

5．パスワードがリセットされました。

手順2　すべてのセッションからサインアウト 

1．「アカウント」の「すべてのセッションからサインアウト」をクリックします。

2．PCやスマートフォンといった全てのデバイスからサインアウトされました。

手順3　サインインのブロック

1．「サインインをブロック」をクリックします。

2．「このユーザーによるサインインをブロックする」にチェックを入れて「変更の保存」をクリックします。

3．サインインがブロックされました。

手順4　Exchange Onlineへのアクセスブロック 

1．管理センターの「Exchange」をクリックします。

2． 「メールボックス」より名前を検索して表示し、選択します。 

3．アカウント画面の「全般」より、「メールアプリの設定の管理」をクリックします。

4．全てのスイッチを「無効」にします。 

「保存」をクリックします。

5．メールアプリの設定が更新されました。

手順5　訴訟ホールド 

退職者のメールボックスの内容をMicrosoft365が保持します。これによって訴訟がある場合に、退職者がメールボックスの内容を削除してもMicrosoft365が保存している為閲覧できるので、証拠として役立ちます。また、退職者の仕事を引き継ぐ従業員にも役立ちます。 

1．アカウント画面の「その他」より、「訴訟ホールドの管理」をクリックします。

2．「訴訟ホールド」をオンにして保存をクリックします。

3．設定が完了しました。

手順6　共有メールボックスに変換 

共有メールボックスに変換すると、退職者のメールアドレスはアクティブな状態を保つので、退職者の仕事を引き継ぐ従業員へ転送されます。これによって顧客やパートナーが退職者のメールアドレスに引き続きメールを送信しても閲覧できます。 

1．アカウント画面の「その他」より、「共有メールボックスに変換する」をクリックします。

2．確認をクリックします。

3．共有メールボックスに変換されました。

手順7　共有メールボックスにメンバーを追加する

1．Microsoft365管理センターより、「チームとグループ」を展開して「共有メールボックス」をクリックします。

2．ユーザー名を検索して選択します。

3．メンバーの「編集」をクリックします。

4．「＋メンバーの追加」をクリックします。

5．ユーザーを検索して選択し、「add」をクリックします。

6．メンバーが追加されました。

手順8　ライセンスの取り外し 

1．「ユーザー」を展開して「アクティブなユーザー」をクリックします。

2．ユーザーを選択します。

3．付与されていたライセンスのチェックを外して「変更の保存」をクリックします。

4．ライセンスが外されました。

手順9　新規ユーザーの作成 

新入社員がMicrosoft365を使用できるようにアカウントを作成します。 

1．「ユーザーの追加」をクリックします。

2．基本設定を入力していきます。「姓・名」を入力すると、表示名は枠内をクリックするだけで自動的に表示されます。ユーザー名にアドレスを入力し、あらかじめ決めてあるパスワードを入力します。「次へ」をクリックします。

3．先ほど退職者のライセンスを外してあるので、そのライセンスを付与していきます。

4．「次へ」をクリックします。

5．「追加の完了」をクリックします。

6．ユーザーの追加が完了しました。 

ユーザーの詳細は念の為メモ等に控えてください。

手順10　多要素認証の強制

多要素認証をセットアップすることにより、Microsoft 365 アカウントへのサインインセキュリティの強化ができます。

1．「アクティブなユーザー」より「多要素認証」をクリックします。

2．「従来のユーザーごとのMFA」をクリックします。

3．「有効にする」をクリックします。

4．「multi-factor authを有効にする」をクリックします。

5．多要素認証が有効になりました。

6．「強制」をクリックします。

7．「multi-factor authを強制する」をクリックします。

8．多要素認証が強制になりました。

手順11　プライマリメールの設定 

1．Microsoft365管理センターに戻って、「Excgange」をクリックします。

2．「メールボックス」を開いてユーザー名を検索して表示させ、選択します。  

3．「メールアドレスの種類の管理」をクリックします。

4．「＋メールアドレスの種類を追加」をクリックします。

5．メールアドレスを入力して、「プライマリ電子メールアドレスとして設定」にチェックを入れます。「OK」をクリックします。

6．「保存」をクリックします。

7．メールアドレスの追加が完了しました。

手順12　Autopilotへのユーザ割り当て 

1．Microsoft Intune管理センターより、「Windows」をクリックします。

2．「Windows登録」をクリックします。

3．Windows Autopilotの「デバイス」をクリックします。

4．Autopilotを割り当てるシリアルナンバーを選択します。

5．デバイス名に、指定されたデバイス名を入力をします。 

「保存」をクリックします。

6．「ユーザーの割り当て」をクリックします。

7．検索バーに割り当てたいユーザーの名前を入力して表示させ、「選択」をクリックします。

8．「保存」をクリックします。

9．Autopilotが割り当てられました。

10．再度割り当てたシリアル番号をクリックして、ユーザー名とデバイス名を確認します。

手順13　認証方法の追加(電話番号) 

電話番号を使用した認証方法を追加していきます。 
電話番号の有効な形式は以下の通りです。 
 (例: +8112345678912) 

1．「ユーザー」より、検索バーで名前を検索して表示させ、選択します。

2．「認証方法」をクリックします。

3．「＋81」を付けた電話番号を入力して「保存」をクリックすると追加されます。