最低限知っておきたいTeamsの機能

2024.10.01

Microsoft Teamsはチャット、ビデオ会議、音声通話ができるコミュニケーションツールです。Teams初心者の方は、「この機能はどう使うの？」と操作方法に迷うことがよくあると思います。そこで今回はTeamsの基本操作についてまとめてみました。

1．Web会議の操作方法

1-1．マイクの調整をしたい！

参加確認画面上の「カスタムセットアップ」では、マイクのオンオフ設定や、マイクの音量を調整できます。

「エフェクトとアバター」横の歯車ボタン、または「カスタムセットアップ」横のバーをクリックすると、デバイスの設定が開きます。

「オーディオ設定」からスピーカーの種類が選択できます。ここには、端末上でスピーカーとして認識されているデバイスが表示されています。

「マイク」の設定から、マイクの種類を選択できます。

これらのスピーカーやマイクで表示されるデバイスは、サウンドコントロールパネルから状態の確認、または設定ができます。「再生」よりスピーカー、「録音」よりマイク一覧が表示されます。

その他の機能紹介です。

「空間オーディオ」とは、参加者の誰が話しているのかをクリアにしてくれる機能で、複数人が話している場合であっても誰が発言しているのかが特定できる機能です。 「ノイズ抑制」とは、自分以外の背景にある雑音をカットできる機能です。
ビデオ設定の「カメラ」では、ラップトップに外付けカメラを付けている場合、どちらのカメラを使用するか選択できます。また、「明るさの調整」や「ソフトフォーカス」を使用してカメラ映りを設定することも可能です。

事前にカスタムをする前に会議が始まってしまっても、画面上部の「カメラ」「マイク」ボタンより同じように設定することができます。

1-2．動画のエフェクトを変えたい！

カメラをオンにすると背景の設定ができます。

アバターを作成して会議に参加することもできます。「エフェクトとアバター」をクリックすると作成画面へと移ります。

1-3．チャット機能紹介

「チャット」では、メッセージだけでなく、スタンプやファイルも送信できます。画像を送りたい場合は、送りたい画像をコピー＆ペーストして送信することができます。

1-4．誰が会議に参加しているのかを確認したい！

「参加者」では、参加しているメンバーを確認できます。また、ここからメンバーに会議の招待を送信することもできます。

1-5．意思表示をしたい！

「手を挙げる」や「リアクションする」を使用して、会議中に意志表示することもできます。

1-6．メモを残したい！

「メモ」では、箇条書きのメモを作成できます。

1-7．会議中にメンバーを少人数グループにわけたい！

「ルーム」では、会議中に参加者を少人数のグループに分けることができます。例として、参加者を少人数のグループに分けて議題をディスカッションし、各グループの議論後に全体会議で結果を共有することができます。ただし、ルームの作成は会議の主催者のみが行えます。

1-8．会議のサマリーが欲しい！

「Copilot」では会議のサマリーを作成できます。ただし権限を持っているメンバーのみCopilotを使用できます。
※こちらからコパイロットを使用した会議の詳細を確認できます。
https://yjk365.jp/jirei/teams_copilot/

1-9．会議をレコーディングしたい！

「その他」では、「レコーディングや文字起こし」を開始することができます。レコーディングでは会議の内容を録画することができます。文字起こしでは、会議中の発言をリアルタイムでテキスト化することができます。補足として、レコーディングを開始すると自動で文字起こしも開始されます。

1-10．自分の画面を共有したい！

「共有」では、画面共有ができます。「画面の共有」または、「ウィンドウの共有」が選択できます。

2．Teamsチャネルに投稿する方法

チームはメンバーをまとめ、チャネルを使って情報共有やコミュニケーションができます。「一般」チャネルはメンバー全員が参加でき、自動で作成されます。さらに、限定ユーザー向けの「プライベート」チャネルや、チーム外のユーザーも参加できる「共有」チャネルも作成可能です。チャネル投稿を使うことで、議題ごとにスレッドを分けて混乱を防ぐことができます。

チームから、該当のチャネルを開きます。※今回は「検証用」チャネルを開きます。 「投稿を開始する」をクリックします。

「＠」を入力するとメンバーが表示されるので、該当名をクリックします。この時表示されていないメンバーでも、アカウント名を入力してメンションすることが可能です。メンションすると名前の色が青く変わります。

「＋」ボタンをクリックしてファイルや画像を添付できます。

画像の挿入方法は、コピー＆ペーストや、画像をドロップすることでも張り付けが可能です。

画面上部の「ファイル」からフォルダの作成ができます。新しいフォルダを作成する際は「＋新規」をクリックします。

「フォルダー」をクリックします。

任意のフォルダー名を入力します。お好みでフォルダーアイコンの色も変更できます。

フォルダーが作成されました。

3．タグを使用して複数名に一括送信する方法

タグとは、チームのメンバーから特定のメンバーへメッセージを一斉に送信したい時に便利な機能です。これにより一人一人にメンションしなくて済むようになります。

チーム横の「…」より「タグを管理」をクリックします。

「タグを作成」をクリックします。

「タグ名」と追加する「ユーザー」を選択し、「作成」をクリックします。

※メンバーがチームに入っていなかった場合は、チーム横の「…」より「メンバーを追加」をクリックします。

追加したいメンバーを選択し、「追加」をクリックするとメンバーが入ります。

作成したタグは「＠」とタグ名を入力すると表示され使用できます。 ※プライベートチャネルには使用できません。